會議計劃是會議組織安排的總綱。制定會議計劃應注意以下幾個方面。一是細致細致，程序規范。會議計劃要圍繞大會總體工作目標和任務，明確會議日程安排和議程之間的內在邏輯關系，合理安排議程，使會議順利銜接，避免死角和盲區。方案一般應包括會議名稱、時間、地點、出席情況、會議任務、議程、工作組設置及文件起草、會議秘書工作、人事組織、宣傳報道、后勤服務、安保工作等；二是加強溝通，統籌協調。一方面，要加強上述方面的溝通協商工作。大型會議規格高、影響大、議題重要。中央機關召開的大型會議一般都邀請中央領導同志參加，具有重要的政治意義。為達到會議效果，在籌辦籌備會議過程中，必須加強與單位領導和上級領導的溝通協商。另一方面，要加強橫向溝通和銜接工作。大型會議的順利開展，是會務組織部與文件起草、人事組織、宣傳報道、后勤服務、安全保衛等部門密切配合和配合的結果。因此，在會議籌備過程中，必須加強與上述部門的橫向溝通和銜接工作，合理調整工作進度，加強合作，全面有序地開展籌備工作。三是細化分工和逆向安排。要分清任務，逐一確定職責分工，使各部門在會議的每個階段、每個環節都能明確職責分工，避免推諉扯皮的現象。按倒排程序合理安排所承擔的工作任務，進一步細化方案的分工和時間節點，并夯實崗位職責，使各單位按倒排工期認真排查，確保按時完成，實現無縫對接。

二、把握細節，認真做好會前演練

一是對會議細節進行逐項演練。會前要對每場大會的每項任務和分工進行逐項推演，對可能出現的情況和問題提早研究解決辦法，在此基礎上制定詳細的分工明細表，使每個人都清楚自己的任務，并了解其他人的任務，確保工作沒有漏洞、任務沒有漏項、人員沒有漏位。二是在會場住地進行實地演練。隨著會期臨近，會務組織者應深入會場、住地，根據大會日程一項項地對會務細節進行實地演練，按照“提前天”“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好會議場地布置工作，即每一個會場提前天布置完畢，每一項活動提前天部署到位；會務工作者提前兩個小時到達會場，一切準備工作提前兩個小時就緒；全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。三是臨近會議前的重點環節演練。牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會議也要善于抓住其中的重點關節，如果大會的重點環節出現瑕疵，整個大會的效果就會大打折扣，甚至出現無法挽回的不良影響。對待重點環節，要加強會前演練，做到思想上高度重視、精力上重點傾斜、細節上重點考慮，確保萬無一失。

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