1、明確活動背景、目的、主題、時間、地點、參與人員、參與人數、活動內容、相關準備材料等。

2、組織會議會務工作小組，確定會議會務組領導及成員，制定會議會務準備工作部署。

3、根據確定的會議會務流程，制定會議會務預算，申請專項會議會務費用。

4、確定明確的會議會務流程、落實參會人員參加情況、會議會務具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議會務車輛情況，以及安全應急預案情況，形成會議會務指南樣稿，經會議會務小組領導確認后開始印刷。

5、發布會議會務通知，包括會議會務時間、地點、提交材料格式要求、參會人員。

6、確認發言人，選擇標準：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經歷豐富。

7、根據時間進行預演，防止時間不夠和提前結束的現象發生。

8、活動前期宣傳。

9、確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現場路線圖的樣式和內容，經會議會務小組領導確認后開始制作。

10、檢查各項宣傳材料到位情況。

11、參會人員房間安排、餐飲安排等。

12、檢查各項會議會務資料到位情況。

13、確定進場時間、搭建內容。

14、提前一天與主持人溝通，進行現場彩排與準備。

15、組織布置會議室，并確定室內各項設備的到位情況，包括桌椅擺設、投影儀、電腦、麥克風、打印機、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備等。

16、全面檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、記錄人員、電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員，統一著裝。

17、確定參會人員到會的具體時間，做好分組。

18、專人舉牌迎接來賓，引領至接待區集中，同時段來賓集合完畢，引領上車去酒店，然后引導到接待臺簽到。

19、熟悉來賓的工作人員應站在大門口迎接，做好參會簽到，人員到位后發放房卡、資料袋等。

20、VIP接待：專人專車全程陪同，專車送達酒店，引至貴賓區休息，代辦手續，送至房間。開會時由高級別的領導親自陪同，指引坐在前排。

21、選好合影位置。

22、回程票務協調。

23、送賓流程：在酒店大堂定時定班， 專人領隊，專人跟車。

24、會議會務結束后，回收自帶物品、整理會議會務紀要，發布會議會務成果，總結會議會務組織經驗教訓。

當然，并不是所有的活動都要按照這個流程來進行的，我們還是要根據實際情況來合理安排。關注湖南軍地教育發展有限公司帶你了解更多關于長沙會議會務的知識！